¿Tienes experiencia como Site Administrative?
Actualmente nos encontramos en búsqueda de un perfil de Site Administrative en Guatemala con experiencia entre 1 a 3 años realizando las siguientes funciones:SITE ADMINISTRATIVE
Guatemala - Inver
Tiempo completo
Empleado permanente
Descripción
Funciones
- Administrar y mantener actualizados los contratos EPC, BOS, suministros y subcontratos, incluyendo versiones, anexos, modificaciones, actas, órdenes de cambio, garantías, avales, seguros y demás obligaciones contractuales, asegurando su trazabilidad y disponibilidad.
- Elaborar, actualizar y dar seguimiento a las previsiones de costes, compromisos económicos, certificaciones, facturación, pagos y cash flow, coordinando con Project Management, Compras y Finanzas para identificar desviaciones, anticipar necesidades y facilitar la toma de decisiones.
- Revisar las liquidaciones de gastos, facturas y comprobantes, verificar el cumplimiento de los requisitos documentales y administrativos, y gestionar el ciclo completo de anticipos, liquidaciones, regularizaciones y seguimiento de saldos pendientes, coordinando con el personal y Finanzas para asegurar su correcta y oportuna resolución.
- Gestionar las comunicaciones y trámites administrativos con las sociedades vinculadas a los proyectos, proveedores y subcontratistas, dando seguimiento activo a solicitudes, documentación pendiente, vencimientos y compromisos hasta su cierre.
- Proporcionar información administrativa, contractual y económica actualizada a Project Management; identificar riesgos, inconsistencias y desviaciones; proponer acciones correctivas y alertar oportunamente sobre situaciones que puedan afectar los costes, los pagos, el cumplimiento contractual o la ejecución de los proyectos.
- Mantener expedientes completos y ordenados en los repositorios oficiales, facilitar auditorías internas y externas y promover mejoras en los procesos administrativos, controles y herramientas de seguimiento, asegurando una gestión eficiente, proactiva y orientada a resultados.
Requisitos
- Inglés intermedio
- 1 a 3 años de experiencia previa.
Formación
- Formación en Administración de Empresas, Auditoria, Finanzas, Contabilidad, Ingeniería Industrial o afines.
- Formación complementaria en gestión administrativa y financiera: deseable en control de gastos, facturación, presupuestos, conciliación documental y seguimiento de pagos.
- Conocimientos básicos de contratación y control documental: deseables en gestión de contratos, órdenes de cambio, garantías, seguros y trazabilidad documental. No se requiere una certificación específica; se valorará la experiencia práctica equivalente.
Software/Herramientas
- Nivel intermedio o avanzado de Microsoft Excel para elaborar controles, conciliaciones, seguimiento de gastos, compromisos económicos, previsiones y reportes.
- Microsoft 365 y SharePoint: manejo de Outlook, Teams y SharePoint para la coordinación, gestión documental, trazabilidad y control de versiones.